El back office (en español conocido como gestión empresarial), es la administración de tareas que los clientes no suelen ver. Estas actividades realizadas “tras bambalinas” son muy importantes para los negocios online y su servicio al cliente, más ahora que se ha tenido un crecimiento del e-commerce de alrededor de un 234% entre 2016 y 2021.
¿Qué es back office?
Este concepto abarca todas las áreas internas administrativas de una empresa, ya sea recursos humanos, marketing, contabilidad, entre otras. En resumidas cuentas son las actividades que suceden atrás de la organización, ya que como el nombre de back office en español indica de manera literal es una “oficina trasera”.
Al preguntarnos qué es back office, debemos saber que se trata de una solución que permite optimizar, automatizar e integrar procesos de los negocios con el objetivo de entregar la mejor experiencia de usuario posible.
Cabe destacar que quienes trabajan en las áreas de este concepto no tienen la necesidad de interactuar de cara con el cliente final, ya que esa es la tarea del front office.
¿Qué funciones y tareas se llevan a cabo en el back office?
Dentro de los servicios de back office y las funciones que ejercen se encuentran las siguientes:
- Tener una correcta gestión de las órdenes de pedido de los consumidores.
- Optimizar el tiempo entre la compra de un producto o servicio hasta que se hace entrega de este al cliente final.
- Considerar el mejor operador logístico para la distribución.
- Tener reportes de indicadores y métricas para la correcta toma de decisiones.
3 pasos para implementar el back office en tu e-commerce
1. Busca los objetivos que quieres lograr
Estar en conocimiento de las debilidades que tiene tu negocio te entrega una base para empezar a mejorarlas. Tener un enfoque claro sobre las acciones que deseas perfeccionar te da el pie para implementar los objetivos y así comenzar a ejecutar este servicio en tu e-commerce.
2. Encuentra tu proveedor logístico
Una de las ventajas que entrega el servicio administrativo de back office es poder aplicarlo de dos maneras. La primera es poder realizarlo de manera independiente y la segunda es externalizar el proceso a empresas que se especialicen en este tipo de gestión.
Si tomas la segunda opción hay que fijarse que la empresa especializada cuente con algunos de los siguientes requisitos:
- Envío de notificaciones por correo al cliente final.
- Que disponga de distintos operadores logísticos.
- Entrega de métricas e indicadores.
3. Implementación
Cuando ya existe coherencia entre tus objetivos y el proveedor que puede ayudarte a cumplirlos, es momento de empezar la ejecución de los servicios de back office en tu e-commerce.
Muchas de las tareas que efectúa un e-commerce ocurren con frecuencia y requieren de un trabajo intensivo, que no necesariamente deben ser ejecutadas por un factor humano, por ende, una buena forma de mejorar el back office es externalizarlo y convertirlo en algo automatizado.
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